ÉTUDE DE CAS
Digitalisation des demandes
de subventions
Du formulaire PDF à la plateforme numérique sécurisée : refonte du processus de demande de subventions.
- Client : Université de Genève
- Secteur : Institution publique - Canton de Genève
- PĂ©riode : juin Ă octobre 2018
- Intervenants : 1 chef de projet, 1 ingénieur web, 4 porteurs de projet
- Budget : 14 260 CHF
- HĂ©bergement & Maintenance : 97 CHF / mois
Contexte et présentation du client
Le Service des Relations Internationales et Partenariats (SRIP) de l'Université de Genève assure et développe les relations et partenariats de l'UNIGE avec des universités et réseaux sélectionnés, tant au niveau national qu'international. Sa mission est, entre autres, de développer des accords de collaboration et de mettre en place des fonds d'impulsion pour des projets collaboratifs
Jusqu'en 2018, l'intégralité du processus des demandes de subventions pour les projets collaboratifs reposait sur un formulaire PDF envoyé par e-mail. Ce dispositif, héritage d'une organisation administrative ancienne, était devenu une source croissante de dysfonctionnements opérationnels et de risques juridiques liés à une non-conformité nLPD/RGPD.
Problématique initiale
Des dysfonctionnements opérationnels
- Réception fréquente de versions obsolètes du formulaire PDF par les porteurs de projet.
- Impossibilité de vérifier automatiquement la complétude des dossiers : champs vides, pièces jointes manquantes, données incohérentes.
- Ressaisie manuelle de l'intégralité des données dans un tableur de suivi, mobilisant l'équivalent de 1,5 équivalent temps plein sur chaque période d'instruction.
- Absence de tableau de bord : impossible de connaître en temps réel le nombre de dossiers reçus, leur statut ou les montants sollicités.
Risques de non-conformité nLPD et RGPD
L'audit a également révélé de sérieuses vulnérabilités au regard de la nouvelle Loi sur la Protection des Données (nLPD), en vigueur depuis septembre 2023 en Suisse et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe. Les PDF transmis par e-mail contenaient des données personnelles sensibles (RIB, pièces d'identité des dirigeants, données financières) sans aucune mesure de sécurité adaptée.
- Transit des données en clair sur des serveurs de messagerie non maîtrisés par l'institution.
- Dispersion des fichiers dans des boîtes mail individuelles, des dossiers partagés et des supports personnels non sécurisés.
- Impossibilité de prouver qui avait accédé aux données, ni à quel moment (absence totale de journalisation).
- Aucune procédure formalisée de suppression des données à l'issue de la période de conservation légale.
Conclusion de l'audit
Le processus PDF + e-mail exposait le SRIP à un risque élevé de sanction par le PFPDT en cas de non-conformité avec la nLPD et par les autorités de protection des données européennes (CNIL, BfDI ...) en cas de non-conformité avec le RGPD. Ce processus générait également un coût de traitement manuel estimé à 28 000 CHF par an en heures-agent.
Une refonte complète du processus de collecte des informations pour les demandes de subventions a donc été planifiée avec la mise en place d'une plateforme numérique accessible en ligne.
Solution développée
Le SRIP a retenu le développement d'une application web sur mesure, déployée sur une infrastructure cloud (hébergement en Europe).
Architecture technique
- Backend : PHP + VueJS via Kirby CMS
- Frontend : HTML, CSS, JavaScript
- Données : Système de fichiers
- Chiffrement de bout en bout TLS 1.3
HĂ©bergement, maintenance et sauvegardes
Le SRIP délègue l'hébergement, la maintenance et les sauvegardes au prestataire pour un coût mensuel de 97 CHF.
- HĂ©bergement : infrastructure cloud sur VPS en Europe
- Maintenance : serveur et application
- Sauvegardes : une sauvegarde journalière sur 7 jours
Principales fonctionnalités
- Un espace privé pour chaque candidat.
- Création de campagnes de subventions avec dates de début et de fin.
- Création d'une demande en mode brouillon et en mode soumis.
- Accès en mode lecture des demandes soumises par les candidats.
- Vue d'ensemble des demandes soumises sous forme de tableau avec possibilité de recherche, tri et filtrage.
- Gestion du cycle de vie des données : suppression automatique à l'issue de la période de conservation légale, avec notification préalable au porteur.
Mise en Ĺ“uvre et conduite du changement
Phasage du projet
| Phase | Durée | Contenu principal |
|---|---|---|
| Cadrage et spécifications | 6 semaines | Analyse des besoins, ateliers métier, cartographie des données. |
| Développement | 12 semaines | Plateforme dépôt, authentification - connexion, intégration des vues. |
| Tests utilisateurs | 2 semaines | Tests avec 4 porteurs pilotes, corrections itératives. |
| Déploiement et formation | 3 semaines | Mise en place et paramétrage du serveur, déploiement de l'application, guide utilisateur et vidéos pédagogiques. |
| Suivi | En continue | Support, maintenance applicative et Ă©volutive. |
Conduite du changement
La résistance au changement a été anticipée dès le cadrage. Plusieurs mesures ont facilité l'adoption.
- Implication des agents dès la phase de conception lors de l'analyse des besoins et des ateliers métiers.
- Conception Ă partir de la structure du formulaire PDF existant en adaptant lorsque cela Ă©tait pertinent.
- Formation en présentiel d'une demi-journée, complétée par des tutoriels vidéo accessibles en ligne.
- Support téléphonique dédié pour accompagner les porteurs de projets moins à l'aise avec le numérique.
RĂ©sultats obtenus
Indicateurs clés de performance
| Indicateurs | Résultats observés |
|---|---|
| Taux de dossiers incomplets à la réception | 47 % (PDF) → 6 % (plateforme numérique) |
| Temps moyen de traitement par dossier | 3 h 20 min → 48 minutes |
| Equivalent temps plein (ETP) libérés sur la saisie manuelle | 1,5 ETP réaffecté à l'instruction des demandes |
| Taux d'adoption par les porteurs (12 mois) | 100 % des dossiers déposés en ligne |
| Incidents de sécurité / violations de données | Pas d'incidents depuis le lancement |
| Accusé de réception pour la soumission | 1h à 48h (PDF) → Instantané (plateforme numérique) |
Retour sur investissement
L'économie générée par la suppression de la saisie manuelle et la réduction du temps d'instruction a été estimée à 28 000 CHF par an. Le projet, financé à hauteur de 14 260 CHF, atteindra son point d'équilibre dès le milieu de la première année d'exploitation, en intégrant les coûts de maintenance annuelle de 1 164 CHF.
Bénéfice inattendu : 22 % de dossiers en plus.
La mise en ligne de la plateforme numérique a augmenté de 22 % le nombre de demandes déposées par rapport à l'année précédente. La direction du SRIP attribue cette hausse à la simplification perçue du processus, qui a levé un frein important pour les personnes qui avaient l'habitude de scanner le PDF pour le remplir de façon manuscrite.
TĂ©moignages
Directrice du SRIP
Nous avions conscience depuis longtemps que notre processus PDF Ă©tait fragile, mais c'est l'audit interne qui a rendu le changement incontournable. Aujourd'hui, nos agents consacrent leur temps Ă l'analyse des candidatures, pas Ă la saisie. C'est exactement ce qu'on attendait.
Porteur de projet
Je m'attendais à une usine à gaz. Mais même s'il y a beaucoup d'informations à transmettre, le formulaire en ligne m'a guidé étape par étape et j'ai reçu un accusé de réception immédiat. J'ai su exactement ce que je devais fournir. Avant, je remplissais des informations que j'avais déjà saisies les années précédentes, j'envoyais mon PDF dans le vide et j'attendais des semaines sans nouvelles.
Enseignements et recommandations
Ce qui a fonctionné
- Impliquer les utilisateurs finaux dès la phase de conception : c'est le facteur numéro un d'adoption.
- Traiter la conformité nLPD et RGPD comme une contrainte de conception, et non comme un ajout de dernière minute.
- Choisir un hébergeur souverain dès le départ pour éliminer toute complexité juridique liée aux transferts de données hors Suisse et UE.
- Maintenir une ligne téléphonique dédiée pour rassurer les porteurs de projets les moins à l'aise avec le numérique.
Points de vigilance
- Ne pas sous-estimer la formation : un outil bien conçu peut échouer faute d'accompagnement humain suffisant.
- Prévoir un budget de maintenance applicative et évolutive dès le départ : une application web doit être maintenue et évoluer avec les exigences métier et réglementaires.
Conclusion
La migration du processus du SRIP, du formulaire PDF vers une application web sécurisée, démontre qu'une institution publique peut concilier modernisation opérationnelle, conformité réglementaire et amélioration de l'expérience usager. Le retour sur investissement est mesurable, les risques juridiques ont été éliminés, et la qualité des dossiers instruits s'est significativement améliorée.
Ce type de transformation ne nécessite pas nécessairement un budget considérable puisque son investissement a été amorti dès la première année d'utilisation. Il requiert en revanche une vision claire des objectifs, une implication des équipes métier, et le choix de partenaires techniques maîtrisant à la fois le développement web et les enjeux des institutions publiques.
Qui suis-je ?
J'aide les institutions à gérer plus efficacement les demandes de subventions soumises par les usagers (associations, chercheurs, entreprises ...) en remplaçant les formulaires PDF par une application web qui diminue par deux les temps de traitement.
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Gilles Vauvarin
Français, je vis à Montréal au Canada.
Expériences professionnelles en France, Suisse et Canada.
Clientèle internationale : USA, Canada, Europe.
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30 ans d'expérience
Développeur web sénior.
Dans le public, le privé et comme indépendant.
Enseignement universitaire pendant 10 ans.
Conférencier et organisateur d'évènements tech web.