Modernisez la gestion de
vos demandes de subventions
Passez du formulaire PDF à une plateforme web de dépÎt de candidature en ligne. Une procédure plus fluide pour vos usagers, un gain de temps pour vos équipes.
- Communauté de communes
- Communauté d'agglorémation
- Communauté urbaine
- Intercommunales
- Syndicat mixte
- Syndicat de communes
- Mairie
- MinistĂšre
- Conseil régional
- Institution de recherche
- Université
Le formulaire PDF, une solution
pratique à court terme, mais coûteuse sur le long terme !
Vous mettez Ă disposition de vos usagers un formulaire PDF pour collecter des informations.
Ensuite, vous attendez leur retour par e-mail ou courrier pour traiter les dossiers.
Mais voici la réalité :
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Vous perdez des usagers
â â â â â- Les usagers ressaisissent les mĂȘmes informations Ă chaque demande.
- Certains abandonnent faute d'avoir accĂšs Ă une imprimante et un scanner.
- Difficultés à accéder à leurs informations une fois transmises.
- Pas d'indications sur le suivi et l'Ă©volution de la demande.
- MĂȘme les usagers qui vont au bout du processus vous retournent souvent des formulaires incomplets, voire illisibles.
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Vous perdez du temps
â â â â â- DifficultĂ© Ă dĂ©chiffrer des informations manuscrites.
- Gérer les allers-retours avec les usagers pour des données manquantes devient complexe.
- Parfois nécessité de ressaisir manuellement chaque formulaire dans un tableur.
- Difficulté à chercher une information précise dans des centaines de PDF au format papier.
- Risque important de pertes de documents lorsqu'ils sont partagés entre services.
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Votre image se dégrade
â â â â â- Vos dĂ©lais de traitement sâallongent.
- Vos usagers sâimpatientent et vivent une expĂ©rience frustrante.
- Les moyens mis en place semblent insuffisants.
- Vos équipes se démotivent en effectuant des tùches répétitives et sans valeur ajoutée.
- Vos données restent difficiles à exploiter et à analyser.
- Les documents papiers doivent ĂȘtre classĂ©s et archivĂ©s physiquement. Certains ont Ă©tĂ© perdus.
Et si vous pouviez simplifier l'ensemble du processus ?
Plus besoin dâimprimer, de scanner ou dâenvoyer dâe-mails.
Ils remplissent les informations demandĂ©es en quelques clics, et ces donnĂ©es arrivent instantanĂ©ment dans votre plateforme web de dĂ©pĂŽt, prĂȘtes Ă ĂȘtre traitĂ©es par vos Ă©quipes.
Plus de documents papier Ă manipuler.
Un dĂ©pĂŽt, un traitement, une recherche et un partage dâinformations simplifiĂ©s.
C'est exactement ce que nous créons ensemble !
Une plateforme personnalisée à vos besoins :
Basée sur vos documents actuels et vos processus, je vous aide à construire une plateforme de dépÎt de demandes de subventions en ligne.
Elle préservera votre logique de collecte tout en supprimant les contraintes liées au papier.
La conformité RGPD est respectée :
Vos usagers pourront facilement accéder à leurs informations, les modifier ou les supprimer.
Vous pourrez archiver, retrouver ou supprimer leurs données en toute simplicité.
Plus besoin de resaisir les informations :
Les structures candidates accÚdent à leur compte d'année en année et retrouvent leurs informations. Seuls les changements sont mis à jour.
De votre cÎté, tout est directement accessible et géré depuis la plateforme.
Une satisfaction globale améliorée :
Vos usagers bĂ©nĂ©ficieront dâune expĂ©rience fluide, vos Ă©quipes gagneront un temps prĂ©cieux, et vos donnĂ©es deviendront enfin exploitables et structurĂ©es.
ETUDE DE CAS
J'ai collaboré avec l'Université de GenÚve pour mettre en place une plateforme numérique personnalisée de gestion des demandes de subvention. Cette étude de cas vous éclairera plus concrÚtement sur les problématiques que posait l'utilisation d'un PDF et comment la digitalisation du processus de récolte des candidatures a répondu à leurs différentes attentes.
Les bénéfices d'une plateforme web
Toutes vos informations sont centralisĂ©es dans un format structurĂ©. Vous pouvez instantanĂ©ment trier, filtrer, rechercher ou exporter vos donnĂ©es. Vos dĂ©cisions sâappuient dĂ©sormais sur des donnĂ©es fiables et lisibles, sans manipulation fastidieuse.
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Pour vos usagers :
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une expérience simplifiéeVos usagers accÚdent au formulaire depuis n'importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone), pas besoin d'imprimante, de scanner et d'envoyer par e-mail. L'interface intuitive les guide pas à pas, avec des champs obligatoires qui garantissent qu'aucune information essentielle ne sera oubliée.
Résultat : moins d'abandons en cours de démarche et une satisfaction accrue.
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Pour vos Ă©quipes :
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du temps rĂ©cupĂ©rĂ©Fini la ressaisie manuelle des formulaires PDF. Les informations arrivent automatiquement dans votre plateforme de dĂ©pĂŽt, structurĂ©es et prĂȘtes Ă ĂȘtre exploitĂ©es. Les donnĂ©es sont facilement accessibles par toutes les personnes concernĂ©es.
RĂ©sultat : vos Ă©quipes se concentrent sur leurs missions essentielles et gagnent jusqu'Ă plusieurs heures par semaine.
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Pour votre organisation :
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des process optimisésVos délais de traitement se réduisent significativement. Les dossiers complets arrivent plus frequément, les échanges avec les usagers se réduisent, et les demandes de subventions ne se perdent plus. La qualité globale de votre service s'améliore ainsi que la satisfaction de vos agents.
Résultat : une organisation plus performante, des usagers plus satisfaits, et une image modernisée.
Des fonctionnalités de base
En plus de rester fidĂšle Ă votre document PDF initial,
votre plateforme web disposera des fonctionnalités de base suivantes :
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Espace privé
Les usagers et les administrateurs de la plateforme disposent d'un espace privé distinct avec une interface adaptée à leurs besoins.
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Multi-support
L'interface s'adapte selon le support de consultation. Elle est consultable quelque soit la taille de l'écran utilisé : mobile, tablette ou écran d'ordinateur.
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Soumission DĂ©soumission
Les informations saisies par les usagers restent disponibles aux changements jusqu'à la soumission du formulaire. Les administrateurs peuvent désoumettre la demande pour quelle soit complétée.
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Export des données
Vos données sont exportables au format JSON pour vous permettre de les injecter facilement dans un autre systÚme informatique. Vous pouvez ainsi changer de plateforme tout en conservant vos données.
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Accessible
L'interface est dĂ©velopĂ©e avec un souçis d'accessibilitĂ© afin d'ĂȘtre utilisable par un maximum de personnes quelques soit leurs capacitĂ©s. La navigation dans l'interface peut se faire Ă la souris ou au clavier.
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Hébergement facilité
Vous pouvez héberger l'application sur les serveurs du service informatique de votre propre institution. Si cela n'est pas possible, je propose également un service d'hébergement avec maintenance et sauvegardes des données inclus.
Quelques institutions publiques que j'ai accompagné :
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Service des Relations Internationales et Partenariats
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DĂ©partement du Rectorat
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Communauté de communes
Service communication
Des réponses à vos questions
Comment se passe la collaboration pendant le projet ?
Lors dâun premier contact, nous faisons connaissance, puis vous me parlez de votre besoin. Vous me prĂ©sentez votre formulaire PDF et mâexpliquez les processus qui lâaccompagnent. Une personne rĂ©fĂ©rente est dĂ©signĂ©e de votre cĂŽtĂ© pour assurer la transmission des informations et la coordination du projet.
Dans un second temps, je reprends toutes ces informations en dĂ©tail afin dâĂ©valuer ma comprĂ©hension de vos besoins. Ensuite, je vous pose mes questions si certains points nĂ©cessitent des Ă©claircissements.
Une fois le pĂ©rimĂštre de vos besoins bien dĂ©fini et compris, je vous envoie une estimation du coĂ»t du projet, basĂ©e sur les informations que vous mâavez fournies et les rĂ©sultats attendus.
En cours de projet, nous programmons des rĂ©unions pour valider les diffĂ©rentes Ă©tapes. La participation dâun Ă©chantillon dâutilisateurs est recommandĂ©e pour donner leur avis sur lâutilisabilitĂ© de lâoutil et effectuer des tests.
Enfin, une fois lâapplication dĂ©veloppĂ©e et testĂ©e, elle est transmise Ă vos Ă©quipes informatiques pour une mise en service.
Avez-vous de l'expérience dans ce type de projet ?
Oui, j'ai travaillĂ© pour de nombreuses institutions publiques oĂč j'ai conduit des projets similaires :
- Caisse d'Assurance Maladie de L'Ăźle de France (CRAMIF)
- Université de GenÚve (UNIGE)
- Hopitaux Universitaires de GenĂšve et de Lausanne (HUG et CHUV)
- Université du Québec à Montréal (UQAM)
- Musé d'Art de Seattle (SAM)
- Communauté de commune de Coutances "Mer et Bocage"
Est-il possible de voir une démonstration d'un projet similaire ?
Oui, contactez-moi par email à l'adresse et je vous donnerai accÚs à une application de démonstration.
Est ce que la plateforme web prendra en compte mes spécificités ?
Oui, câest lâobjet des rĂ©unions prĂ©paratoires au dĂ©veloppement de la plateforme.
Si vos spĂ©cificitĂ©s sâavĂšrent trop complexes pour ĂȘtre implĂ©mentĂ©es avec les outils informatiques que jâutilise, ou si elles dĂ©passent votre budget, vous en serez informĂ© dĂšs le dĂ©but. Cela vous permettra de prendre une dĂ©cision Ă©clairĂ©e avant tout engagement de votre part.
Est ce que la plateforme web peut évoluer pour intégrer de nouvelles fonctionnalités ?
Oui, lâoutil informatique offre une grande flexibilitĂ©. Vous pourrez donc faire Ă©voluer ou ajouter des fonctionnalitĂ©s Ă votre plateforme en fonction de vos besoins.
Le coĂ»t dĂ©pendra de lâampleur et de lâimpact des modifications demandĂ©es sur le code existant.
Si je souhaite changer de systÚme, puis-je récupérer mes données pour les migrer sur une autre plateforme ?
Oui, je prĂ©vois un export au format JSON de vos donnĂ©es. Ce format a Ă©tĂ© conçu pour ĂȘtre exploitable par tous les langages informatiques et vous permettre de migrer vos donnĂ©es vers un autre systĂšme informatique.
Mon service informatique ne peut pas héberger cette plateforme web, comment je fais ?
Quelle que soit la raison, si votre service informatique ne peut pas ou ne souhaite pas hĂ©berger et maintenir cette application, je propose un service dâhĂ©bergement incluant la maintenance et les sauvegardes des donnĂ©es.
Certains de mes clients utilisent déjà cette solution depuis plusieurs années.
Les serveurs sont louĂ©s auprĂšs dâune sociĂ©tĂ© europĂ©enne, et les donnĂ©es peuvent ĂȘtre hĂ©bergĂ©es au choix en France, en Allemagne ou en Suisse.
Ce service comprend :
- LâhĂ©bergement de votre application et de vos donnĂ©es sur un serveur VPS ;
- La maintenance de votre serveur et de votre application ;
- Une sauvegarde journaliÚre de vos données sur 7 jours ;
- Le coĂ»t dâun service dâenvoi de mails transactionnels.
Ce service est facturé 80 ⏠par mois.
Combien cela coûte ?
Le prix dépendra de la complexité de votre projet et des fonctionnalités livrées.
Un devis vous sera transmis avant la signature du contrat.
Une avance de 50 % est demandée en début de projet, une fois le contrat signé.
Le solde vous sera facturé en fin de projet, à la livraison du produit.
Quelle solution technique utilisez-vous ?
Jâutilise les langages informatiques les plus rĂ©pandus dans le dĂ©veloppement web, Ă savoir : HTML, CSS, JavaScript et PHP.
Je mâappuie sur les bibliothĂšques de lâoutil Kirby, Ă©crit en PHP, avec des dĂ©veloppements sur mesure.
Les donnĂ©es sont stockĂ©es directement sur le systĂšme de fichiers du serveur et ne nĂ©cessitent pas lâutilisation dâune base de donnĂ©es logicielle de type transactionnel.
Ces technologies sont facilement hébergeables sur tout type de serveurs web.
Jâassure la communication avec votre Ă©quipe informatique pour faciliter la migration de lâapplication sur les serveurs de votre institution.
Qui suis-je ?
J'aide les institutions à gérer plus efficassement les demandes de subventions soumises par les usagers (associations, chercheurs, entreprises ...) en remplaçant les formulaires PDF par une application web qui diminue par deux les temps de traitement.
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Gilles Vauvarin
Français, je vis à Montréal au Canada.
Expériences professionelles en France, Suisse et Canada.
ClientĂšle internationale: USA, Canada, Europe.
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30 ans d'expérience
Développeur web sénior.
Dans le public, le privée et comme indépendant.
Enseignement universitaire pendant 10 ans.
Conférencier et organisateur d'évÚnements tech web.